Lưu trữ học

LƯU TRỮ HỌC

Câu 1: Khái niệm lưu trữ học?
- Lưu trữ học là một bộ môn khoa học tổng hợp nghiên cứu những vấn đề lý luận, pháp lý và phương pháp nghiệp vụ của công tác lưu trữ
- Hiện nay lưu trữ học đang được triển khai, nghiên cứu và giảng dạy ở hầu hết các quốc gia trên thế giới

Câu 2: Đối tượng nghiên cứu lưu trữu học
- Trước hết là những vấn đề thuộc về lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ như: phân loại tài liệu lưu trữ, xác định giá trị và bổ sung tài liệu lưu trữ, kỹ thuậ bảo quản, tổ chức hệ thống công cụ tra cứu khoa học và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ vào các mục đích bảo quản nghiên cứu khoa học, đặc biệt là khoa học lịch sử và các nhu cầu chính đáng của công dân
- Những vấn đề về pháp chế lưu trữ : tài liệu lưu trữ là tài sản của mỗi quốc gia, trong đó chứa đựng những thông tin quý hiếm và cơ mật, bởi thế bất kỳ một quốc gia nào cũng đều ban hành các quy định mang tính chất pháp lý cao về bảo quản, bảo mật, khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ, thẩm quyền và trách nhiệm công bố tài liệu lưu trữ. Ở nước ta, từ sau khi thành lập nước đến nay Đảng và Nhà nước ta đã ban hành hàng chục văm bản quan trọng về công tác lưu trữ
Ví dụ:
+ Quyết định số 168 HĐBT ngày 26/ 12/ 1981 của Hộ đồng Bộ trưởng (nay là chính phủ) về việc thành lập phòng lưu trữ quốc gia nước CHXHCN Việt Nam
+ Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia do Hội đồng Nhà nước ban hành ngày 11/ 12/ 1992
- Vấn đề về thuật ngữ lưu trữ
- Vấn đề thuộc về lịch sử và tổ chức công tác lưu trữ: từ xưa đến nay, bất kỳ một môn khoa học nào cũng trải qua một quá trình lịch sử phát triển lâu dài, chính quá trình phát triển lâu dài đó là quá trình tích lũy nhiều kinh nghiệm nhiều quý báu kể cả thành công hay không thành công, những vấn đề về lý luận và phương pháp của môn học được khái quát lên từng những kinh nghiệm đó, bởi thế lịch sử của công tác lưu trữ là đối tượng nghiên cứu mà môn khoa học này không thể bỏ qua

Câu 3: Phương pháp nghiên cứu lưu trữ học
- Lưu trữ học là một bộ môn khoa học thuộc phạm trù của khoa học xã hội, nó phảo được xây dựng trên cơ sở phương pháp luận của chủ nghĩa Mác-Lênin, nghĩa là phải biết vận dụng đúng đắn các nguyên tắc của chủ nghĩa duy vật biện chứng và chủ nghĩa duy vật lịch sử trong nghiên cứu lý luận cũng như khi giả quyết các vấn đề về công tác lưu trữ ở Việt Nam
- Các nguyên tắc bao gồm: nguyên tắc chính Đảng, nguyên tắc lịch sử, nguyên tắc toàn diện và tổng hợp
Những nguyên tắc nàu là kim chỉ nam chỉ rõ phương hướng nhận thức khoa học. Trong quá trình nghiên cứu giải quyết các vấn đề về lý luận và thực tiễn, công tác lưu trữu ở nước ta

Câu 4: Mối quan hệ giữa lưu trữ học với sử liệu học
Lưu trữ học có mối quan hệ mật thiết với sử liệu học:
- Đối tượng nhiên cứu chính của lưu trữ học là tài liệu lưu trữ - một nguồn sử liệu đáng tin cậy nhất, Sử liệu học nghiên cứu sử liệu để dựng lại các sự kiện lịch sử
- Tài liệu lưu trữ là nguồn sử liệu trực tiếp có tính chính xác cao để dựng lại các sự kiện lịch sử, giá trị của tài liệu lưu trữ được xác định dựa vào độ chân thực của tài liệu, so với các sự kiện hiện tượng lịch sử, sử liệu học xác định độ chân thực của tài liệu, sử liệu học cung cấp phương pháp phân tích sử liệu để giải quyết đúng đắn các vấn đề đặt ra trong việc xác định giá trị của tài liệu
- Lưu trữ học và sử liệu học có mối quan hệ logic và mật thiết trong việc xác định độ chính xác và độ chân thực của tài liệu lưu trữ

Câu 5: Mối quan hệ giữa lưu trữ học với thông tin học
Lưu trữ học có mối quan hệ chặt chẽ với thông tin học:
Vì lưu trữ học nghiên cứu các phương pháp để lựa chọn và bảo quản các tài liệu chứa đựng những thông tin quá khứ có giá trị cao và tổ chức việc khai thác các thông tin trong tài liệu lưu trữ để phục vụ cho nhu cầu của xã hội

Câu 6: Mối quan hệ giữa lưu trữ học với văn bản học
Lưu trữ học có mối quan hệ chặt chẽ với văn bản học:
Văn bản học là một ngành khoa học nghiên cứu quy luật hình thành, phương pháp tạo lập các văn bản, các nguyên tắc chu chuyển, truyền đạt và sử dụng văn bản- một trong những loại hình tài liệu lưu trữ cơ bản. Như vậy văn bản học đã cung cấp cho lưu trữ học các thông tin và phương pháp để tiến hành phân loại tài liệu và xác định giá trị tài liệu

Câu 7: Khái niệm tài liệu lưu trữ? Các loại tài liệu lưu trữ lọa nào được sử dụng nhiều nhất?
- Tài liệu lưu trữ là các vật mang tin dưới dạng giấy, vải , vỏ cây, da thú hoặc là dưới dạng hình ảnh, âm thanh…được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, các cá nhân tiêu biểu có ý nghĩa chính trị, kinh tế, khoa học, lịch sử và các ý nghĩa khác, được bảo quản trong hệ thống các phòng kho lưu trữ
- Có hai loại tài liệu lưu trữ:
+ TLLT dạng vật chất: giấy, vải, da thú….
+ TLLT dạng điện tử: vi phim, vi phiếu, CD-ROM…
Trong đó, giấy là loại tài liệu lưu trữ được sử dụng nhiều nhất

Câu 8: Các đặc điểm của tài liệu lưu trữ
Tài liệu lưu trữ được viết bằng nhiều ngôn ngữ của các dân tộc sinh sống trên lãnh thổ đó hoặc là bằng tiếng nói chữ viết của các quốc gia khác
Ví dụ: TLLT của nước ta hiện nay ngoài tiếng Việt còn có thứ tiếng của các dân tộc khác: Thái, Ê đê…và các tài liệu viết bằng tiếng Pháp, Nga, Anh…
Khi quan hệ giao lưu giữa các quốc gia được mở rộng thì tài liệu lưu trữ viết bằng nhiều thứ tiếng khác nhau là điều tất yếu, song dù tài liệu lưu trữ được thể hiện dưới dạng nào, được viết bằng ngôn ngữ gì thì cũng có một số dặc điểm chính sau:
- Tài liệu lưu trữ chứa đựng những thông tin quá khứ, liên quan tới các sự kiện, các hiện tượng xã hôi và tự nhiên, các nhân vật tiêu biểu đã diễn ra và tồn tại trong lịch sử. Ví dụ: các tài liệu nói về phong trào Xô Viết Nghệ Tĩnh 1930-1931, nạn đói khủng khiếp 1945…
- Tài liệu là bản gốc, bản chính của các văn bản quản lý hay là các tác phẩm của các nhà hoạt động nổi tiếng trong các lĩnh vực chính trị, văn hóa, khoa học kỹ thuật…Ví dụ: sắc lệnh số 18-SL ngày 31/ 1/ 1946 do Hồ Chí Minh ký về chế độ nộp lưu chiểu văn hóa phẩm
- Tài liệu lưu trữ là sản phẩm phản ánh trực tiếp hoạt động của các cơ quan, các cá nhân. Nói một cách khác, tài liệu lưu trữ là tài liệu được làm ra cùng thời điểm diễn ra các sự kiện, hiện tượng nên độ chính xác cao, những tài liệu này được coi là những tài liệu gốc. Ví dụ: bức ảnh chụp chủ tịch Hồ Chí Minh thăm TW Đoàn không quân Tiêm kích 921 ngày 9/ 11/ 1946
Tóm lại:
Do những đặc điểm như vậy, cho nên tài liệu lưu trữ được coi như là tài sản đặc biệt của mỗi quốc gia, cho nên việc tổ chức bảo quản, sử dụng phải được tuân theo những quy định chặt chẽ, không được trao đổi mua bán tùy tiện. (Trong thông đạt số 1-C/ VP ngày 3/ 1/ 1946 gửi các ông Bộ trưởng, Hồ Chủ tịch đã nghiêm khắc phê bình các công sở, tự tiện thiêu hủy hay là bán các tài liệu hồ sơ cũ và cho rằng những hành động này là những hành động có tính chất phá hoại)

Câu 9: Ý nghĩa, tác dụng của tài liệu lưu trữ với công tác lãnh đạo và quản lý
- Trong công tác lãnh đạo và quản lý không thể tách rời hiện tại và quá khứ, những bài học kinh nghiệm đã qua, những số liệu đã được đúc kết sẽ là căn cứ đáng tin cậy để người lãnh đạo quản lý và xâu dựng chương trình, kế hoạch định hướng đúng cho sự phát triển của hiện tại và tương lai, có thể tránh được những sai lầm đã mắc phải trong quá khứ
- Thực tế không ít người lãnh đạo và quản lý đã coi thường, thậm chí là bỏ qua những bài học kinh nghiệm quý giá của cha ông nên đã mắc phải một số sai lầm đáng tiếc, những bài học kinh nghiệm này không thể tìm đâu khác ngoài tài liệu lưu trữ mà chúng ta còn bảo quản được trong các trung tâm lưu trữ và kho lưu trữ của TW và địa phương

Câu 10: Ý nghĩa, tác dụng của tài liệu lưu trữ với công tác nghiên cứu lịch sử
- Trong công tác nghiên cứu lịch sử các nhà sử học có thể sử dụng nhiều nguồn sử liệu khác nhau như: sử liệu bằng vật thật (các hiện vật khảo cổ, thành quách, cung điện, đền đài…), các tài liệu dân tộc học, văn học dân gian và tài liệu lưu trữ … Mỗi nguồn sử liệu nói trên đều có vị trí và ý nghĩa riêng của nó, độ tin cậy và chính xác cũng không giống nhau. Trong những nguồn tư liệu nói trên, tài liệu lưu trữ là nguồn sử liệu có ý nghĩa đặc biệt vì từ khi con người phát minh ra chữ viết thì mọi diễn biến trong xã hội cũng như trong tự nhiên đều được ghi chép lại tỉ mỹ và chính xác. Nó là những bản gốc, bản chính làm ra đồng thời các sự kiện, các hiện tượng nên độ chính xác của nó cao
- Ở nước ta hiện nay, các nhà sử học đã sử dụng các thông tin trong tài liệu lưu trữ, đính chính được những sai xót phiến diện trong việc đánh giá các sự kiện, các nhân vật lịch sử. Tuy nhiên cũng cần phải lưu ý, ở nước ta do điều kiện khí hậu ẩm ướt, gió mùa và chiến tranh diễn ra liên miên, do đó mà nhiều tài liệu lưu trữ đã bị mất, bị hư hỏng, bị phá hủy nghiêm trọng, điều đó cũng gây khó khăn cho công tác nghiên cứu khoa học, nhất là khoa học lịch sử

Câu 11: Ý nghĩa, tác dụng của tài liệu lưu trữ với công tác khôi phục và phát triển kinh tế
Là một đất nước bị chiến tranh tàn phá và kéo dài, nhiều công trình xây dựng bị phá hủy nghêm trọng, nên khôi phục lại các công trình là sự quan tâm hàng đầu của Đảng và Nhà nước ta, song việc khôi phục lại các công trình này nhanh hay chậm, thuận lợi hay khó khăn phần lớn phục thuộc vào các công trình có còn tài liệu lưu trữ liên quan đến chúng hay không
Ví dụ: Trong cuộc kháng chến chống thực dân pháp và xâm lược Mỹ, ở hai miền đất nước hàng loạt các công tình xây dựng bị phá hủy hay là hư hại nặng, cho nên việc khôi phục chúng là một công việc rất nặng nề và cấp bách. Chẳng hạn như: bệnh viện Bạch Mai, ga hàng cỏ…công việc khôi phục lại chúng vô cùng khó khăn và tốn kém nếu không còn các tài liệu thiết kế và các công trình nói trên. Việc khai thác sử dụng các TLLT thiết kế các công trình nói trên sẽ tiết kiệm được nhiều thời gian, tiền của và có thể giữ được dáng vẻ vốn có của công trình, khắc phục được tình trạng chắp vá, làm cho các công trình thiếu sự hài hòa như ban đầu của nó

Câu 12: Ý nghĩa, tác dụng của tài liệu lưu trữ với công tác phục vụ các yêu cầu chính đáng của công dân
- Tài liệu lưu trữ là những bằng chứng chân thực lịch sử mà các tài liệu khác khó có thê thay thế được đối với mỗi cá nhân trong cả một cuộc đời, sống và hoạt động thì không thể không có những giấy tờ liên quan: giấy khai sinh, bằng tốt nghiệp…những loại giấy tờ này vì một lý do nào đó mà cá nhân không thể bảo quản được thì các cơ quan lưu trữ có thể cung cấp cho họ những bản sao chứng thực lưu trữ. Ví dụ: bằng tốt nghiệp THPT nếu mất thì ta đến sở giáo dục để làm lại bằng tốt nghiệp mới
- Ngoài ra TLLT còn có ý nghĩa tác dụng đối với nhiều công tác khác, giúp cho các cơ quan nghiên cứu của quân đội tổng kết kinh nghiệm chiến tranh, bảo vệ tổ quốc, chiến tranh nhân dân, toàn dân, toàn diện mà nhiều TLLT của các cơ quan đã ghi chép được. Đối với những vấn đề này hiệu quả của nó đem lại thật là khó đo đếm được

Câu 13: Khái niêm về phân loại tài liệu lưu trữ
- Phân loại tài liệu lưu trữ là căn cứ vào các đặc trưng chung của tài liệu để phân chia chúng thành các khối, các nhóm, các đơn vị bảo quản cụ thể
- Phân loại tài liệu lưu trữ bắt đầu từ việc phân lọai tài liệu lưu trữ của phòng lưu trữ quốc gia đến việc phân loại tài liệu trong phạm vi từng kho lưu trữ nhằm xác định các phòng lưu trữ cụ thể và cuối cùng là phân loại tài liệu cho từng phòng lưu trữ, từng sưu tập lưu trữ

Câu 14: Phân loại tài liệu lưu trữ tại phòng lưu trữ quốc gia
Là nhằm đưa toàn bộ tài liệu của quốc gia vào một hệ thống các kho hoặc các trung tâm lưu trữ. Thực hiện được điều này người ta dựa vào một số đặc trưng chính sau đây:
- Đặc trưng thời đại lịch sử:
+ TLLT là sản phẩm do con người tạo ra trong từng thời điểm lịch sử cụ thể, những tài liệu đó mang dấu ấn lịch sử rất là rõ rệt. Vì thế người ta thường chia tài liệu lưu trữ ra thành từng thời kỳ khác nhau để vừa tiện lợi cho việc bảo quản, vừa tiện lợi cho việc khai thác sử dụng
+ Ví dụ: TLLT Việt Nam được chia ra làm 2 giai đoạn
TLLT trước 1945: có nhiều phòng lưu trữ quý: phòn toàn quyền Đông Dương, phòng phủ thống sứ Bắc kỳ
TLLT sau 1945: có phòng phủ thủ tướng, phòng quốc hội, phòng Bộ nội vụ
- Đặc trưng ý nghĩa toàn quốc và ý nghĩa địa phương:
+ Đối với khối tài liệu toàn quốc: thuộc về phòng lưu trữ các cơ quan quản lý nhà nước, các cơ quan đoàn thể quần chúng ở TW cũng như ở chính phủ, các bộ, các cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc chính phủ, tổng liên đoàn lao động Việt Nam…
Ngoài ra tuy có những tài liệu tuy có nội dung phản ánh các sự kiện xảy ra ở địa phương nhưng ý nghĩa của nó vượt ta ngoài phạm vi địa phương thì khối tài liệu đó thuộc khối tài liệu có ý nghĩa quốc gia
Ví dụ: phong trào Xô Viết Nghệ Tĩnh 1930 – 1931
+ Khối tài liệu địa phương: trước hết là chủ yếu do các cơ quan chính quyền, các tổ chức xã hội, các đoàn thể ở địa phương sản sinh ra
- Đặc trưng ngành hoạt động:
+ Là những lĩnh vực hoạt động của nhà nước và xã hội như kinh tế, văn hóa giáo dục, an ninh quốc phóng, vận dụng đặc trưng này sẽ hình thành nên một hệ thống các lưu trữ mang tính chuyên ngành rõ rệt. Ở nước ta hiên nay đã hình thành một số lưu tữ mang tính chuyên ngành rõ rệt
+ Ví dụ: lưu trữ ngoại giao. Lưu trữ quốc phòng, lưu trữ nội vụ
- Đặc trưng vật liệu kỹ thuật và phương pháp chế tác tài liệu:
+ Đặc trưng này được áp dụng để tổ chức, bảo quản các tài liệu đặc thù của phòng lưu trữ quốc gia Việt Nam như là tài liệu nghe nhìn (tài liệu ảnh, phim điện ảnh, tài liệu ghi âm) và tài liệu khoa học kỹ thuật
+ Ví dụ: các kho lưu trữ tài liệu của thông tấn xã Việt Nam, của văn nghệ thuật và lưu trữ điện ảnh Việt Nam

Câu 15: Phân loại tài liệu trong phạm vi từng phòng tài liệu cụ thể
- Phòng tài liệu cá nhân là toàn bộ khối tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của một cơ quan hoặc một cá nhân tiêu biểu, có giá trị và được tập trung bảo quản trong một lưu trữ nhất định, khối tài liệu này cần được tổ chức phân loại một cách khoa học trên cơ sở dựa vào những đặc trưng của tài liệu trong phòng để phân chia chúng thành các nhóm, sắp xếp chúng và các đơn vị bảo quản trong từng nhóm nhỏ nhất nhằm sử dụng thuậ lợi và có hiệu quả phòng lưu trữ đó
- Nội dung chính của phân loại tài liệu trong phạm vi từng phòng tài liệu lưu trữ bao gồm việc nghiên cứu và biên soạn bản lịch sử đơn vị hình thành phòng và lịch sử phòng, chọn và xây dựng phương án phân loại, hệ thống hóa tài liệu theo những phương án đã xây dựng
+ Lịch sử đơn vị hình thành phòng và lịch sử phòng là lịch sử về tổ chức và hoạt động của cơ quan, đơn vị, cá nhân hình thành nên phòng lưu trữ và lịch sử khối tài liệu do cơ quan, đơn vị hay cá nhân đó sản sinh ra trong quá trình hoạt động
+ Việc nghiên cứu và biên soạn bản lịch sử đơn vị hình thành phòng và lịch sử phòng chi tiết hoặc là sơ lược, hoàn toàn tùy thuộc vào tính phức tạp, thời gian tồn tài dài hay ngắn của cơ quan đơn vị hay là cá nhân đã sản sinh ra khối tài liệu đó
Dựa vào kết quả nghiên cứu và biên soạn lịch sử hình thành phòng và lịch sử phòng người ta chọn ra một trong các kiểu phương án phân loại:
• Thời gian - cơ cấu tổ chức hoặc là cơ cấu tổ chức – thời gian
• Thời gian – mặt hoạt động hoặc là mặt hoạt động – thời gian
• Thời gian – vấn đề hoặc là đề mục – thời gian thích hợp đối với tình hình đặc điểm, hoạt động của cơ quan đơn vị hình thành phòng và tình hình tài liệu của phòng

Câu 16: Khái niệm về xác định giá trị tài liệu lưu trữ
Lựa chọn, đánh giá tài liệu để tìm ra những tài liệu thực sự có giá trị để đưa vào lưu trữ lâu dài và vĩnh viễn

Câu 17: Tiêu chuẩn ý nghĩa nội dung của tài liệu
Trong công tác xác định giá trị tài liệu lưu trữ, tiêu chuẩn ý nghĩa nội dung của tài liệu có tầm quan trọng hàng đầu, nó quyết định thời hạn bảo quản dài hay ngắn là có thể hủy ngay mà không cần đưa vào lưu trữ
- Mỗi tài liệu được sản sinh ra trong quá trình hoạt động của một cơ quan hay cá nhân đều chứa đựng những nội dung thông tin nhất định, thông tin này có liên quan nhiều hay ít đến chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn mà cơ quan hoặc cá nhân đó được giao phó
+ Đối với những tài liệu liên quan trực tiếp đến chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của cơ quan hay cá nhân thường được ưu tiên chọn lựa để đưa vào lưu trữ với thời hạn bảo quản thường được quy định lâu dài hơn
Ví dụ: Chỉ thị của Bộ trưởng, bộ giáo dục và đào tạo về công tác năm học 1990-1991 sẽ được lựa chọn và bảo quản lâu dài ở lưu trữ bộ giáo dục và đào tạo
+ Đối với các bộ và các ngành khác thì chỉ thị trên chỉ có ý nghĩa để biết và thời hạn lưu trữ chỉ cần để tạm thời là đủ
- Mặt khác, khi gặp những tài liệu nội dung của chúng không có ý nghĩa lớn nhưng vẫn giữ lại, bảo quản vĩnh viễn hoặc là lâu dài, bởi tài liêu đó đã đề cập đến thời gian, địa điểm tài liệu hoặc là tác giả của một tài liệu có giá trị

Câu 18: Tiêu chuẩn về tác giả của tài liệu
- Tác giả tài liệu có thể là cơ quan hay là cá nhân lập ra tài liệu
Ví dụ:
+ Nghị định 72/ CP của Chính phủ quy định chi tiết thi hành luật xuất bản
Tác giả của nghị định này là Chín phủ
+ Lời kêu gọi toàn quốc kháng chiến 19/ 12/ 1946 Tác giả cá nhân là: HCM
- Tài liệu của một cơ quan trong quá trình hoạt động sẽ bao gồm nhiều tác giả khác nhau:
+ Tài liệu của các cơ quan cấp trên gửi xuống
+ Tài liệu của các cơ quan cấp dưới gửi lên
+ Tài liệu của các cơ quan cùng cấp gửi đến
+ Tài liệu do cơ quan sản sinh ra
+ Tài liệu do tác giả cá nhân gửi đến
- Mỗi loại tài liệu đều có vị trí và ý nghĩa riêng của nó. Trong đó tài liệu mà tác giả chính là cơ quan sản sinh ra là có giá trị cao, sau đó mới tới các tài liệu do các tác giả khác gửi đến. Đây là một trong những tiêu chuẩn quan trọng được áp dụng rất là phổ biến trong việc xác định giá trị tài liệu tại các phòng cá nhân, phòng lưu trữ các cơ quan văn học nghệ thuật và phòng lưu trữ các cơ quan nhà nước nói chung

Câu 19: Tiêu chuẩn về thời gian và địa điểm sản sinh ra tài liệu
Thực tế chỉ ra rằng, trong rất nhiều trường hợp thời gian và địa ddiemr hình thành tài liệu có vị trí rất quan trọng tạo nên ý nghĩa tài liệu. Thời gian ở đây được xét ở hai phương diện khác nhau: thời gian tài liệu được sản sinh ra và thời gian mà nội dung của tài liệu đó được đề cập đến
- TLLT được làm ra đồng thời với các sự kiện, điều này có ý nghĩa là tài liệu hình thành càng gần với các thời gian diễn ra sự kiện đề cập đến thì càng có giá trị chân thực cao
Ví dụ:
Báo cáo của ủy ban hành chính thành phố Hà Nội ngày 19/ 12/ 1972 về trận tập kích bằng máy bay B52 của Mỹ vào Hà Nội đêm ngày 18 rạng 19/ 12/ 1972
Đối với tài liệu này cần được ưu tiên lựa chọn để đưa vào lưu trữ bảo quản
- Lịch sử nước ta trải qua rất là nhiều thời kỳ với những sự kiện lịch sử quan trọng đáng ghi nhớ, bởi thế khi lựa chọn những tài liệu để lưu trữ thì cần đặc biệt quan tâm đến những tài liệu sản sinh ra ở những thời kỳ lịch sử trọng đại của dân tộc. Tài liệu ở những thời kỳ này khi xem xét giá trị của chúng thì thường được chiếu cố hơn, nhiều quốc gia đã định ra mốc cấm trong việc hủy hoại tài liệu còn giữ được
Ví dụ:
Ở nước ta theo quyết định của chính phủ về việc thành lập phòng lưu trữ quốc gia của nước CHXHCNVN thì những tài liệu sược hình thành trước 1945 thì cấm không bị tiêu hủy
- Về địa điểm hình thành tài liệu:
Trước hết cần chú ý những tài liệu hình thành ở những địa điểm có quan hệ mật thiết với đời sống chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội của đất nước như: thủ đô các thành phố lớn, các vùng biên giới hải đảo…

Câu 20: Tiêu chuẩn hiệu lực pháp lý của tài liệu
Mỗi tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan đều được thể hiện ở hai mặt: hình thức và nội dung. Nếu thiếu đi một trong hai mặt thì sẽ giảm đi rất nhiều về giá trị, thậm chí là không còn giá trị để lưu giữ, nội dung đó là những thông tin có trong tài liệu, hình thức là biểu hiện bên ngoài tài liệu, song nó có ý nghĩa quyết định đến giá trị nội dung của nó
- Trong thức tế có những tài liệu đạt hiệu lực pháp lý của nó được quy định trong nội dung văn bản
Ví dụ: Các bản hiệp ước, hiệp định, hợp đồng được ký kết giữa các đối tác với nhau, các bản án đã được xét xử…thì thời hạn bảo quản chúng tối thiểu cũng phải tương đương với thời hạn có hiệu lực của văn bản
Chẳng hạn: quyết định của tòa án nhân dân tỉnh về vụ án hình sự, xử phạt bị cáo là 5 năm tù giam. Thời hạn thử thách sau khi mãn hạn tù là 2 năm thì thời hạn bảo quản hồ sơ ít nhất là 7 năm, sau đó tùy theo tính chất của vụ án quyết định lưu trữ bao nhiêu lâu nữa thì sẽ do lưu trữ xem xét
- Hiệu lực pháp lý của tài liệu còn được thể hiện ngay ở hình thức của văn bản, đó là những yếu tố thông tin bắt buộc phải có của một văn bản quản lý nhà nước như: quốc hiệu, tên cơ quan ban hành văn bản, số và ký hiệu văn bản, địa danh và ngày tháng của văn bản, chữ ký của người só thẩm quyền, dấu của cơ quan
Đối với tất cả các văn bản quản lý nhà nước mà thiếu đi một trong các yếu tố trên sẽ giảm đi tính giá trị của nó, thâm chí là có những văn bản quan trọng không có đầy đủ thể thức nhất là thiếu chữ ký của người có thẩm quyền và dấu của cơ quan, mặc dù nó chứa đựng nhiều nội dung quan trọng của đời sống xã hội nhưng mà có thể nó sẽ không được lựa chọn đưa vào lưu trữ.
Như vậy, hiệu lực pháp lý của văn bản là một trong những cơ sở quan trọng để xác định giá trị của tài liệu lưu trữ

Câu 21: Khái niệm, mục đích, cấu trúc mục lục hồ sơ
- Khái niệm:
Mục lục hồ sơ là bản kê có hệ thống tên gọi các hồ sơ lưu trữ và những thông tin khác về thành phần và nội dung của hồ sơ, của một tài liệu nhất định như là phòng, một bộ phận của phòng (như các hồ sơ của 1 năm, một đơn vị tổ chức), một bộ sưu tập lưu trữ
- Mục đích:
+ Phục vụ yêu cầu kiểm kê
+ Mục đích tra tìm tài liệu
- Cấu trúc: gồm 2 phần chính
+ Phần thống kê các tiêu đề hồ sơ:
Bao gồm những thông tin về từng hồ sơ cụ thể (đơn vị bảo quản) đó chính là những yếu tố thông tin về thành phần và nội dung về hồ sơ. Trong mục lục hồ sơ thì phần đăng ký tiêu đề mô tả là phần quan trọng nhất, đòi hỏi các tiêu đề hồ sơ được đăng ký trong mục lục thì phải khớp và chính xác với tiêu đề hồ sơ trong thực tế. Nếu mà sai xót trong thống kê thì sẽ gây khó khăn cho việc tra tìm của người đọc sử dụng và quản lý các hồ sơ đó
+ Phần tra tìm bổ trợ của mục lục hồ sơ:
Bao gồm tờ nhan đề, lời nói đầu, bản kê chữ viết tắt và tờ mục lục



MỤC LỤC HỒ SƠ
Số thứ tự Số kí hiệu văn thư Tiêu đề hồ sơ Số lượng tờ Ngày tháng bắt đầu và kết thúc Thời hạn bảo quản Ghi chú
(1) (2)
(3) (4) (5) (6) (7)

Câu 22: Mục đích ý nghĩa khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ
- Khai thác sử dụng TLLT phục vụ cho các nhu cầu khác nhau của đời sống xã hội:
+ TLLT chứa đựng các thông tin mà con người tích lũy được từ đời này sang đời khác, đầu tiên đó là những ghi chép về các thành quả lao động sáng tạo của con người trong sản xuất nông nghiệp, công nghiệp, giao thông vận tải, phòng chống và khắc phục hậu quả thiên tai
+ Đó là những sáng tạo trong đời sống văn hóa tinh thần của mỗi dân tộc và của cả cộng đồng, đó là những ghi chép về các bài học kinh nghiệm thành công hay không thành công được đúc kết bằng mồ hôi sương máu từ thế hệ này sang thế hệ khác. Đồng thời tài liệu lưu trữ còn ghi lại diễn biến của bao cuộc chống ngoại xâm bảo vệ nền độc lập dân tộc, các cuộc nội chiến huynh đệ tương tàn mà kinh nghiệm và những bài học của nó mãi là tấm gương sáng cho các thế hệ sau này
+ Nhiều tranh chấp trong nội bộ nhân dân giữa công dân với cơ quan hay là giữa các cơ quan với nhau về nhà cửa, đất đai, tài sản, tiền vốn…thì được xử lý kịp thời và thỏa đáng nhờ TLLT
- Sử dụng TLLT tiết kiệm được thời gian, tiền của, công sức trong quản lý, lãnh đạo và nghiên cứu khoa học:
Đã có rất nhiều quốc gia quy định rất chặt chẽ và nghiêm ngặt rằng khi quyết định một vấn đề, đề ra giải pháp khoa học hay thiết kế một công trình xây dựng, một công trình công nghệ…thì phải chứng minh rõ trước đó là ván đề đã được giải quyết ra sao, tính khoa học và sáng tạo của giải pháp đó như thế nào. Có nước còn đề ra các yêu càu cho các cơ quan lưu trữ là cần phải chứng thực được trong lưu trữ chưa có tài liệu nói về giải pháp mà người lãnh đạo quản lý hoặc là nhà khoa học nêu ra. Những quy định chặt chẽ như vậy nhằm mục đích loại bỏ những “sáng tạo lại”, như vậy sẽ giúp cho người lãnh đạo quản lý hoặc là nhà khoa học tiết kiệm được tiền của, công sức và thời gian mà lại có thể giải quyết công việc một cách nhanh chóng và hiệu quả
Tóm lại:
Khai thác sử dụng TLLT không những phục vụ được các nhu cầu khác nhau của xã hội mà còn có thể tiết kiệm được thời gian, công sức và tiền của cho lãnh đạo quản lý, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu khác nhau của đời sống xã hội

Câu 23:Hiện nay tại Việt Nam có các cơ quan quản lý lưu trữ, các trung tâm và kho lưu trữ nào
- Các cơ quan quản lý lưu trữ:
+ Cục lưu trữ nhà nước
+ Lưu trữ ở các bộ và các cơ quan TW
+ Lưu trữ ở UBND tỉnh, thành phố trực thuộc TW
- Các trung tâm và kho lưu trữ:
+ Trung tâm lưu trữ quốc gia I Hà Nội
+ Trung tâm lưu trữ quốc gia II thành phố Hồ Chí Minh
+ Trung tâm lưu trữ quốc gia III
+ Kho lưu trữ các tỉnh, thành phố trực thuộc TW
+ Các kho lưu trữ chuyên ngành

Câu 24: Hiện nay có những văn bản chủ yếu nào của Đảng và Nhà nước về tổ chức, quản lý công tác lưu trữ
- Pháp lệnh bảo vệ TLLT quốc gia
- Quyết định thành lập phòng lưu trữ quốc gia và phòng lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam
- Các văn bản khác của Đảng và Nhà nước về quản lý công tác lưu trữ
Ví dụ:
+ Thông tư số 259-TT/ TW ngày 8/ 9/ 1959 “Một số điểm về công tác lưu trữ và công văn tài liệu”
+ Chỉ thị số 06/ TTg ngày 10/ 1/ 1962 “ Về việc giảm bớt công văn giấy tờ trong các cơ quan nhà nước”