CƠ SỞ LÝ LUẬN THƯ MỤC HỌC

CƠ SỞ LÍ LUẬN THƯ MỤC HỌC

1. Thuật ngữ “thư mục”

Thuật ngữ thư mục xuất hiện từ thời Hy Lạp cổ đại bắt nguồn từ 2 chữ biblion: Sách,grapho: chép và bibliographo: chép sách. Khoảng thế kỉ thứ V trước công nguyên, ở Hi Lạp từ “nhà thư mục” được dùng để chỉ những người chép sách. Trong thời cổ đại, nghề chép sách là nghề được tôn vinh vì nghệ thuật chép sách đòi hỏi trình độ học vấn và khả năng bút pháp nghệ thuật. Người có được những đòi hỏi vậy không nhiều. Sau sự sụp đổ của thế giới cổ đại, thuật ngữ này cũng không được sử dụng nữa.
Thế kỉ thứ XV, ngành in ra đời tạo nhân tố thúc đẩy cho các ngành khoa học phát triển và đặc biệt sự kiện này có ảnh hưởng rõ rệt đối với lĩnh vực thông tin thư mục. Từ khi ngành in ra đời sách được nhân bản nhiều, nhanh hơn và được phổ biến rộng rãi hơn trong xã hội, do đó thông tin thư mục cũng trở nên thông dụng hơn. Trong giai đoạn này, xuất hiện thuật ngữ “catalogue” hoặc “catalogus” để chỉ những danh mục tài liệu, ví dụ:
“Catalogus illustrium virorum Germaniae”(Mục lục tranh Đức)(1946) của J.Tritheim.
Thế kỉ thứ XVI, ở Đức quê hương của ngành in, hàng năm cứ vào mùa xuân và mùa thu lại tổ chức hội chợ sách. Ở hội chợ đã sử dụng thư mục quảng cáo, áp phích với tên là “messkataloge”được dùng phổ biến hơn, cùng với thuật ngữ “bibliothéca”, ví dụ:
 “Bibliothéca universalis sive catalogus omnium seriptorum locupletissimus in tribus linguis Latina, Graeca et Hebraica” (Thư mục tổng quát hay mục lục tất cả các tài liệu bằng ba ngôn ngữ Latinh, Hi Lạp và Do Thái) của Conrad Gesner (Thuỵ sĩ)-(1545-1555)
 “Bibliothéque Française”(Pháp) (1584-1585)
 “Catalogus of English printed books” của A.Maunsell (Anh) (1595).
Thế kỷ thứ XVII, thư mục học phát triển cùng với sự phát triển mạnh mẽ của các ngành khoa học khác. Năm 1633, thuật ngữ “Bibliographia” xuất hiện trong tác phẩm nhan đề “Bibliographia politica” của Gabriel Naudé (Pháp). Cũng theo G. Naudé thì năm 1642 thuật ngữ “Bibliography” được dùng đồng nghĩa với “Catalogue”.
Đến thế kỉ XVIII, thuật ngữ “Bibliographia” đã được sử dụng rộng rãi hơn nhưng trong bách khoa từ điển của Diderot và Alambert xuất bản năm 1751 vẫn chưa có từ này mà có từ “Bibliographe” (thư tịch gia) với định nghĩa “ là người ghi chép các bản thủ bút”.
Đến thế kỉ XIX, trong bách khoa từ điển của Berthelot xuất bản năm 1885 thuật ngữ “Bibliographia” được Daniel Grand định nghĩa là môn học nghiên cứu lối tả hình dạng, lối xắp xếp các ấn phẩm các qui pháp thư mục và các hệ thống phân loại. Điều này đánh dấu sự xuất hiện thực sự của một môn khoa học, đó là thư mục học.
Ngày nay,thuật ngữ “Bibliographia” được sử dụng với nhiều ý nghĩa khác nhau. Theo nhà thư mục học Nga, O.P.Korsunov, hiện nay thuật ngữ này được sử dụng với 5 nghĩa:
• Là một danh mục tài liệu (Thư mục bậc 1)
• Là một danh mục tài liệu thư mục (Thư mục bậc 2)
• Là một khoa học (Thư mục học)
• Là một lĩnh vực (hoạt động hình thành thông tin thư mục và đưa thông tin thư mục đến cho người sử dụng)
• Là một khái niệm chung nhất bao gồm tất cả 4 ý nghĩa trên và bất kỳ một hiện tượng thư mục nào khác.
Các nhà nghiên cứu phương Tây cũng thừa nhận tính chất đa nghĩa của thuật ngữ “Thư mục”. Trong “A dictionary of book history”, J.Fearther viết: “A much abused word”, but it has come to mean “writing about books”, and by extension “the compiling of lists of books” and “lists of books” themselves. Theo ông “thư mục” là một từ bị lạm dụng, thư mục vừa là việc biên soạn danh mục sách nhưng thư mục cũng chính là danh mục sách.
Trong tài liệu “General introduction to the techniques of information and documentation work”của Claire Guinchat và Michel Menou có đoạn viết: “The term “bibliography” has several meanings:
“ The science of book.
 An exhaustive or selective list of documents on a subject.
A periodical list of newly published documents”.
Như vậy theo các nhà nghiên cứu phương Tây thì thuật ngữ thư mục có 3 nghĩa:
 Là một danh mục tài liệu
 Là một lĩnh vực hoạt động
 Là một khoa học
Hiện tượng đa nghĩa của thuật ngữ là 1 hiện tượng thông thường trong lĩnh vực khoa học xã hội, ví dụ như thuật ngữ “văn hoá”. Bởi vì “khái niệm phát triển cùng với hiện tượng mà nó phản ánh”
Ở Nga, để thống nhất việc sử dụng thuật ngữ thư mục, uỷ ban tiêu chuẩn và đo lường của hội đồng bộ trưởng Liên Xô (cũ) đã xuất bản những tiêu chuẩn quốc gia về công tác thư viện- thư mục.
Ở phương Đông tài liệu thư mục phát hiện từ rất sớm, tài liệu thư mục đầu tiên được biết đến là “Biệt lục”của Lưu Hướng có từ thế kỉ thứ nhất trước công nguyên, dưới triều Hán (Trung Quốc). Sau Biệt Lục là Thất Lược cũng của Lưu Hướng và con là Lưu Hâm. Sau hai cha con họ Lưu có Ban Cố làm sách Tiền Hán thư, phỏng theo Lưu Hướng, dành riêng 1 thiên gọi là Nghệ Văn Chí. Từ đó về sau, trong các bộ sử như: Tân Đường thư, Tống sử, Minh sử đều sử dụng thuật ngữ “nghệ văn chí”. Riêng trong tuỳ thư (Thế kỉ VII) và “Cựu đường thư” lại sử dụng thuật ngữ “Kinh tịch chí” nhưng cũng dựa trên phương pháp cũa Lưu Hướng và Ban Cố.
Theo nhà thư mục học Trần Văn Giáp, kinh nghĩa là các sách cổ điển Phương Đông về triết học, tôn giáo và các sách chuyên môn; tịch là các sổ sách, sách vở, giấy tờ biên chép nhũng tri thức cần thiết, làm thành một cuốn sách.
Kinh tịch chí có nghĩa là một tập sách, 1 thiên sách ghi chép, thu thập tên sách, chú thích tuỳ theo yêu cầu. Cùng một khái niệm đó, các nước phương Tây gọi là bibliography do gốc chữ Hi Lạp, có nghĩa là “khoa học về sách vở”.
Như vậy, thuật ngữ “Kinh tịch chí”, “Thư tịch chí” là để chỉ tài liệu thư mục.
Ở Việt Nam, trong thời phong kiến đã sử dụng thuật ngữ “Nghệ văn chí” và “Văn tịch chí” để gọi tên cho các thư mục nằm trong các bộ sử lớn như trong bộ sử “Đại việt thông sử”của Lê Quí Đôn.
Trong thời thuộc Pháp, phần lớn những tài liệu thư mục do người Pháp biên soạn và những thuật ngữ “bibliographia”, “bibliothéca”,…được sử dụng ở Việt Nam. Sau năm 1954 ở miền Bắc xuất hiện thuật ngữ “mục lục”và “mục lục học”, còn ở miền Nam dùng thuật ngữ “thư tịch”và “thư tịch học”.
Ngày nay, ở nước ta đã thống nhất dùng thuật ngữ “thư mục” và “thư mục học”

2. Sự xuất hiện và phát triển của thông tin thư mục
2.1. Sự xuất hiện của hệ thống giao tiếp tài liệu:

Xuất phát từ nhu cầu khách quan, con người đã hình thành chữ viết, một phương tiện để ghi lại tri thức, kinh nghiệm, tình cảm… của mình. Sự xuất hiện của sách chép tay và người đọc cũng là sự xuất hiện hệ thống giao tiếp tài liệu. Tuy nhiên, sách chép tay rất ít ỏi, nên chỉ thực hiện chức năng nguồn tri thức trong phạm vi rất hẹp.
Sự phát minh ra ngành in đã tạo được một bước ngoặc quan trọng trong hệ thống giao tiếp tài liệu.
Ngày nay, với những kỹ thuật mới, tinh vi, sách in tuy đóng vai trò dẫn đầu nhưng không còn là duy nhất trong hệ thống giao tiếp tài liệu. Ngoài sách thông tin xã hội còn được ghi lại, lưu giữ lại bằng nhiều hình thức khác nhau. Do đó hệ thống giao tiếp tài liệu hiện nay là hệ thống rộng lớn về qui mô và phức tạp về cấu trúc.
Vậy hệ thống giao tiếp tài liệu là gì?
Hệ thống giao tiếp tài liệu là tiểu hệ thống trong hệ thống giao tiếp thông tin lớn hơn. Hệ thống này đảm bảo thu nhập, xử lý, lưu giữ, phổ biến và sử dụng tài liệu như một vật mang thông tin xã hội. Trong hệ thống giao tiếp tài liệu bao gồm:
 Tài liệu: là bất kỳ một vật liệu nào mà trong đó con người ghi lại những thông tin xã hội.
 Người sử dụng tài liệu: là cá nhân hay tập thể sử dụng những nguồn thông tin khác nhau, được ghi lại trong tài liệu với bất kỳ mục đích gì (khoa học, sản xuất, sáng tạo, học tập…)
Giao tiếp tài liệu: Là quá trình hay phương thức phổ biến (truyền) thông tin trong xã hội bằng tài liệu (khác với với giao tiếp thông tin bằng những hình thức khác, ví dụ như bằng miệng)
Như vậy, hệ thống giao tiếp tài liệu là toàn bộ tài liệu, toàn bộ người sử dụng tài liệu và tất cả những mối quan hệ giữa tài liệu và người sử dụng tài liệu. Mối quan hệ này qui định thuộc tính bên trong của hệ thống, cũng như qui định môi trường hoạt động xã hội bên ngoài của hệ thống.
Nhiều cơ quan trong xã hội có chức năng đảm bảo cho sự hoạt động và phát triển của hệ thống giao tiếp tài liệu, như tổ chức xuất bản phát hành tài liệu, công tác thư viện, công tác lưu trữ hoạt động thông tin khoa học và hoạt động thông tin thư mục.

2.2. Nguồn gốc và động lực phát triển của thông tin thư mục
2.2.1. Quan hệ “sách-người đọc”-Nguồn gốc của thông tin thư mục:

Cùng với sự xuất hiện của hệ thống giao tiếp tài liệu là sự xuất hiện quan hệ “sách-người đọc”. Đây là hình thức đầu tiên trong lịch sử của quan hệ “tài liệu-người sử dụng tài liệu”, là quan hệ đơn giản nhất trước khi chịu sự tác động bởi điều kiện thực tiễn trong từng giai đoạn cụ thể.
Trong quan hệ “sách-người đọc”tất cả mọi người đọc đều có nhu cầu hiểu biết về sách. Trước hết là những nhu cầu có được những tin tức về sách (như tựa đề sách, tác giả của sách, năm xuất bản, nơi xuất bản, nội dung…) và sau đó, là nhu cầu chiếm lĩnh những thông tin có trong sách.
Nhu cầu có được những tin tức về sách là cơ sở của sự xuất hiện mô tả thư mục. Mô tả thư mục là yếu tố đầu tiên, chủ yếu và bắt buộc của thông tin thư mục. Mô tả thư mục là thông tin thư mục ở dạng đơn giản nhất.
Nhu cầu có được những tin tức về sách chính là nhu cầu thông tin về sự xuất hiện và tồn tại của sách, trước khi người đọc tiếp xúc với sách. Mục lục thư viện, thư mục thông báo tài liệu mới xuất bản, thư mục quốc gia,… là những hình thức thông tin thư mục đáp ứng cho nhu cầu này.
Để chiếm lĩnh những thông tin có trong sách, người đọc phải tiếp xúc trực tiếp với sách, phải đọc sách. Trong giai đoạn này, không phải lúc nào cũng có sự phù hợp giữa sách và người đọc. Nếu tài liệu nào đến tay người đọc cũng phù hợp với nhu cầu của người đọc, thì sẽ không bao giờ cần đến những hoạt động môi giới để tạo sự phù hợp gữa sách và người đọc. Tuy nhiên, trong thực tế không phải như vậy. Sách có thể không phù hợp với người đọc (như sách quá dễ hoặc quá khó, sách viết bằng ngôn ngữ xa lạ ..) và nảy sinh nhu cầu về sự phù hợp giữa sách và người đọc. Nhu cầu về phù hợp này, là cơ sở chủ yếu của sự xuất hiện thông tin thư mục, là điều kiện tối cần thiết của sự xuất hiện và tồn tại quan hệ “sách-người đọc”, quan hệ “tài liệu-người sử dụng tài liệu”.
Như vậy, trong quan hệ “sách-người đọc”, người đọc luôn có sự giúp đỡ chuyên nghiệp, đảm bảo cho việc tìm và chọn được sách phù hợp. Do đó xuất hiện nhu cầu về những hoạt động môi giới chuyên nghiệp giữa sách và người đọc, giữa tài liệu và người sử dụng tài liệu, giúp việc sử dụng tài liệu trong xã hội có hiệu quả và hợp lý hơn. Thông tin thư mục là một trong những hoạt động thực hiện chức năng môi giới giữa tài liệu và người sử dụng tài liệu, thực hiện sự phù hợp giữa tài liệu và người sử dụng tài liệu.
Khi người đọc đọc xong sách, đã chiếm lĩnh được những thông tin có trong sách, xuất hiện sự phù hợp giữa sách và người đọc. Tiếp tục hoạt động đọc, người đọc lại có nhu cầu có được những tin tức về sách khác,… như vậy, hoạt động đọc của người đọc là quá trình bất tận của việc thực hiện, cũng như tái tạo mở rộng sự phù hợp giữa sách và người đọc, trong đó sự không phù hợp giữa sách và người đọc chỉ mang tính chất tương đối.

2.2.2. Rào cản thông tin trong hệ thống giao tiếp tài liệu-động lực phát triển hoạt động thông tin thư mục.

Ngay chính trong giai đoạn đầu tiên của lịch sử phát triển hệ thống giao tiếp tài liệu đã xuất hiện những mâu thuẫn nội tại, được gọi là rào cản thông tin trong hệ thống giao tiếp tài liệu. Những rào cản thông tin này cản trở việc tiếp nhận thông tin cần thiết và gây khó khăn cho hoạt động của tài liệu như một trong những nguồn thông tin xã hội.
Rào cản thông tin trong hệ thống giao tiếp tài liệu rất đa dạng, có thể có:
 Rào cản thông tin không phụ thuộc vào người sử dụng tài liệu (như rào cản về không gian, rào cản số lượng,…).
 Rào cản thông tin phụ thuộc vào người sử dụng tài liệu (như rào cản ngôn ngữ, tâm lý, trình độ,…).
Cùng với sự phát triển của khoa học kỹ thuật, số lượng tài liệu ngày càng tăng, nội dung tài liệu ngày càng phong phú, đa dạng, nhu cầu của người sử dụng tài liệu ngày càng phức tạp mà khả năng đọc thì hạn chế… những rào cản thông tin xuất hiện trong hệ thống giao tiếp tài liệu ngày càng nhiều. Do đó, nhu cầu về sự phù hợp giữa tài liệu và người sử dụng tài liệu trong hệ thống giao tiếp tài liệu ngày càng tăng. Hoạt động thông tin thư mục cũng phải phát triển để đáp ứng nhu cầu này, để thực hiện chức năng xã hội chủ yếu của mình trong mỗi giai đoạn lịch sử khác nhau. Như vậy, chính rào cản thông tin là động lực thúc đẩy sự phát triển của hoạt động thông tin thư mục.
Nói tóm lại, chính trong quan hệ “tài liệu-người sử dụng tài liệu” do thuộc tính nội tại của mình nảy sinh nhu cầu khách quan về những phương tiện chuyên môn để khắc phục rào cản thông tin. Những phương tiện chuyên môn đó thực hiện chức năng chung nhất của mình, thực hiện sự phù hợp giữa tài liệu mà người sử dụng tài liệu. Hoạt động thông tin thư mục là 1 trong những phương tiện chuyên môn thực hiện chức năng chung ấy bằng phương thức riêng của mình.

2.3. Sự xuất hiện và những hướng phát triển của thông tin thư mục:

Các nhà khảo cổ ở Lagase đã tìm được gần 20 ngàn bảng bằng đất sét với những văn bản, hình trong cung điện của vương quốc Sumer Cổ đại Nippure. Những bảng này được đựng trong những thùng hoặc giỏ lớn có nắp đậy. Để tiện cho việc tìm kiếm những bảng cần thiết trong số lượng lớn những bảng này, cán bộ thư viện cổ đại Sumer đã bỏ vào mỗi hộp hay mỗi giỏ một bảng chỉ dẫn riêng, là danh mục những tài liệu được lưu giữ trong hộp hay giỏ. Thực tế những danh mục này chính là mục lục thư viện đầu tiên, phục vụ cho việc định hướng thành phầnvà nội dung của những tài liệu có trong thư viện, thuận tiện cho việc tìm kiếm tài liệu. Như vậy, cán bộ thư viện mà ta không rõ tên, người cung cấp cho mỗi hộp hay mỗi giỏ đựng tài liệu bằng đất sét một bảng chỉ dẫn riêng biệt, chính là người đầu tiên đã phát minh ra thông tin thư mục trong hình thức mục lục.
Về sau mục lục là nguồn thông tin thư mục đã trở thành bộ phận cần thiết của những kho sách thời cổ đại. Như mục lục của thư viện Ninevia thời hoàng đế Atxyri Assurbanipal. Đó là thư viện lớn, bao gồm hàng chục ngàn đơn vị (chủ yếu những bảng bằng đất sét) về tất cả các lĩnh vực tri thức được biết đến lúc bấy giờ: Văn phạm, thơ ca, lịch sử …..
Ở Ai cập cổ đại có thư viện nổi tiếng Alexandri, thư viện này, trong giai đoạn phồn thịnh nhất có gần 1 triệu tài liệu gồm nhiều thứ tiếng. Vào thế kỉ III trước công nguyên, cán bộ thư viện của thư vịên Alexandri, nhà bác học, nhà thơ Callimac đã biên soạn một “công trình thư mục”. Đó là bảng kê tác giả nổi tiếng trong tất cả các lĩnh vực tri thức (và tài liệu của họ)”. Bảng kê của Callimac không còn nữa, nhưng theo dữ liệu đáng tin cậy của 1 cộng tác viên của thư viện này, đó là Aristophan, trong tài liệu “Về bảng kê của Callimac”. Theo Aristophan, bảng kê của Callimac một mặt là mục lục môn loại của thư viện Alexandri, mặt khác đó là công trình thư mục, mô tả tất cả các tài liệu lúc bấy giờ mà Callimac biết được, không phụ thuộc vào vị trí lưu giữ của tài liệu.
Bảng kê của Callimac đã thống nhất hai hướng chủ yếu của sự phát triển thư mục: hướng mục lục (hướng ban đầu trong lịch sử và đặc trưngcho mối liên hệ của thông tin với vốn tài liệu của một thư viện nhất định) và hướng không phải mục lục (hướng không liên quan với vị trí lưu giữ của tài liệu được thông tin)
Thật ra, trong lịch sử phát triển của thông tin thư mục, hướng thứ hai (hướng không liên quan với vị trí lưu giữ tài liệu) xuất hiện khá lâu trước Callimac, đó là tác phẩm thư mục”Didaskalia” của Aristotel (thế kỷ thứ IV trước Công nguyên).
Tóm lại, thông tin thư mục xuất hiện trong giai đoạn đầu tiên của hệ thống giao tiếp tài liệu và phát triển thành hai hướng chủ yếu:
 Hướng thông tin thư mục đầu tiên trong lịch sử hình thức mục lục, nhằm mục đích mở ra thành phần và nội dung của một kho tài liệu nhất định, đảm bảo việc xác định vị trí của tài liệu trong kho. Hình thức mục lục này không chỉ có trong thư viện, mà có ở các cơ quan kinh doanh, xuất bản tài liệu, các thông tin cơ quan khoa học, cơ quan lưu trữ,…
 Hướng phát triển thứ hai của thông tin thư mục là tất cả hình thức tồn tại khác, không phải là mục lục. Hướng này thoát khỏi nguồn gốc quá khứ xa xôi, trong giai đoạn đầu tiên của hệ thống giao tiếp thời Cổ đại, để thông tin về tài liệu, không phụ thuộc vào vị trí lưu giữ của tài liệu.

3. Đặc điểm của thông tin thư mục
3.1. Đặc điểm về nội dung

Ngày nay chúng ta đã có được tất cả những yếu tố cần thiết để hình thành những dấu hiệu chủ yếu, mà những dấu hiệu này xác định đặc trưng của thông tin thư mục, như là một môi giới trong hệ thống giao tiếp tài liệu và phân biệt thông tin thư mục với những môi giới khác, họat động trong hệ thống giao tiếp tài liệu. Đặc điểm chủ yếu của thông tin thư mục, đặc trưng cơ bản của hình thức môi giới này (cả hình thức mục lục và hình thức không phải mục lục) là đưa đến người sử dụng không phải chính tài liệu mà chỉ là những tin tức về tài liệu. Như vậy con người đã tách những tin tức về tài liệu khỏi chính tài liệu, tập hợp và tổ chức những tin tức này theo một trật tự nhất định, với mục đích thực hiện sự phù hợp giữa tài liệu và người sử dụng tài liệu. Sự phù hợp này là điểm khởi đầu lịch sử và logic của tất cả mọi hoạt động thư mục. Những tin tức về tài lịêu được gọi bằng khái niệm “Thông tin thư mục”, thông tin thư mục là 1 dạng đặc biệt của thông tin xã hội.

3.2. Đặc điểm về cấu trúc.

Thông tin thư mục bao gồm 1 hoặc nhiều biểu ghi thư mục(bibliographic record). Biểu ghi thư mục là hình thức cấu trúc nguyên vẹn, là thành phần tối thiểu không thể chia cắt hơn nữa thông tin thư mục. Biểu ghi thư mục có thể hình thành trong hình thức in hoặc hình thức đọc bằng máy. Cấu trúc của biểu ghi thư mục có thể bao gồm:
 Mô tả thư mục: là hình thức ngắn gọn của một biểu ghi thư mục, là yếu tố bắt buộc và cần thiết tối thiểu của biểu ghi thư mục và phải được ghi theo qui ước chặt chẽ.
 Những phần khác: Những phần khác không nhất thiết phải bao gồm trong biểu ghi thư mục. Tuỳ theo yêu cầu của mỗi trường hợp mà thông tin thư mục có thể có hoặc không có những phần này- Bài dẫn giải hoặc bài tóm tắt, ký hiệu môn loại, ký hiệu xếp giá…
Do đó có thể nói, nếu có mô tả thư mục là có thông tin thư mục, nếu không có mô tả thư mục thì không có thông tin thư mục.
Mô tả thư mục là tập hơp những tin tức về tài liệu. Mỗi tin tức trong tập hợp này, nếu tách riêng thì không phải mô tả thư mục. Chức năng cần thiết của mô tả thư mục là đảm bảo định hướng chính xác và duy nhất cho tài liệu. Mô tả thư mục chi tiết, đầy đủ có thể được sử dụng trong nhiều mục đích khac nhau, nhưng mô tả thư mục khi còn chức năng định hướng thì còn là thông tin thư mục, mất chức năng định hướng thì không còn là thông tin thư mục. Vậy mô tả thư mục là những tin tức về tài liệu, cần thiết và đủ để định hướng tài liệu.

4. Chức năng xã hội chủ yếu của thông tin thư mục.

Vấn đề chức năng xã hội của thông tin thư mục được bàn đến khá nhiều ở Nga. Khái niệm “chức năng xã hội” thường được sử dụng đồng nghĩa với những khái niệm “ý nghĩa xã hội”, “vai trò xã hội”, “nhiệm vụ xã hội”…
Khi nói đến chức năng xã hội của thông tin thư mục là nói đến việc thoả mãn nhu cầu thông tin thư mục của con người trong xã hội. Chức năng của thông tin thư mục có quan hệ chặt chẽ với nhu cầu thông tin thư mục. Nhu cầu thông tin thư mục như thế nào thì chức năng của thông tin thư mục như thế đó. Nhu cầu thông tin thư mục quy định chức năng của thông tin thư muc. Sự thay đổi nhu cầu thông tin thư mục sẽ kéo theo sự thay đổi chức năng của thông tin thư mục. Do đó, nghiên cứu chức năng xã hội của thông tin thư mục thì phải gắn liền với việc nghiên cứu nhu cầu thông tin thư mục trong xã hội.

4.1. Nhu cầu thông tin thư mục.
4.1.1. Sự xuất hiện nhu cầu thông tin thư mục:

Nhu cầu thông tin thư mục xuất hiện từ nhu cầu tài liệu, trùng hợp với nhu cầu tài liệu. Nhu cầu tài liệu có thể có ý thức và cũng không nhận thức về nhu cầu thông tin thư mục. Nhu cầu tài liệu (cùng với nhu cầu thông tin thư mục) là 1 trong những nhu cầu cuả con người, có vị trí nhất định trong cấu trúc hoạt động của con người và nằm trong khái niệm rộng hơn - đó là khái niệm “Nhu cầu thông tin”


Từ sự trình bày trên, rõ ràng nhu cầu thông tin của con người là nguyên nhân trực tiếp, là cơ sở, là chất xúc tác chủ yếu của thông tin thư mục, đồng thời nhu cầu thông tin là nguyên nhân của sự xuất hiện, phát triển và hoạt động của hệ thốn giao tiếp tài liệu. Trong hệ thống giao tiếp tài liệu nhu cầu thông tin có hình thức là nhu cầu tài liệu và được thoả mãn bởi tài liệu.
Nhà thư mục học Nga. S.D.Kogotkov (1951-1986) đã đưa ra sơ đồ minh hoạ môt cách rõ ràng về quá trình hình thành nhu cầu thông tin thư mục.